La factura proforma es un documento previo a la venta que se parece a una factura, pero que no tiene validez fiscal. Se utiliza para confirmar precios y condiciones antes de cerrar la operación, tanto en el comercio nacional como en la importación y exportación.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento que el vendedor entrega al comprador antes de realizar la venta. Recoge la misma información que una factura normal —productos o servicios, cantidades, precios, impuestos estimados y condiciones de pago y entrega—, pero se emite a título informativo: es una oferta formal, no un cobro.
El término «proforma» procede del latín pro forma, que significa «para la forma» o «como formalidad». Por eso una proforma no genera obligaciones contables ni fiscales: no se registra en los libros de IVA ni sustituye a la factura definitiva.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Aunque no tenga valor fiscal, la factura proforma es muy útil en varias situaciones:
- Confirmar el pedido: el comprador revisa precios, cantidades y condiciones antes de aprobar la compra.
- Solicitar un anticipo o financiación: muchos bancos y compradores exigen una proforma para autorizar un pago por adelantado.
- Importación y exportación: las aduanas y los agentes de transporte la usan para calcular aranceles y preparar la documentación antes del embarque.
- Cartas de crédito: los bancos suelen pedir una proforma para abrir un crédito documentario en operaciones internacionales.
- Licencias y permisos de importación: en algunos países el comprador la necesita para tramitar autorizaciones antes de recibir la mercancía.
Factura proforma vs factura ordinaria
La diferencia clave es el momento y el valor legal. La proforma va antes de la venta y no tiene efecto fiscal; la factura ordinaria (o definitiva) va después y sí es un documento legal.
| Aspecto | Factura proforma | Factura ordinaria |
|---|---|---|
| Momento | Antes de la venta | Después de la venta |
| Validez fiscal | No | Sí |
| Sirve para declarar el IVA | No | Sí |
| Obliga al pago | No | Sí |
| Se registra en contabilidad | No | Sí |
| Numeración oficial | Serie propia (p. ej. PRO-2026-001) | Serie fiscal correlativa |
| Uso principal | Oferta, presupuesto formal, aduanas | Cobro, IVA, contabilidad |
Validez fiscal e IVA
La factura proforma no tiene validez fiscal. Esto significa que:
- No sirve para deducir el IVA: el impuesto que muestra es solo una estimación.
- No se anota en los libros registro de IVA ni en la contabilidad.
- No justifica un gasto ante la Agencia Tributaria.
Cuando la operación se confirma y se entrega la mercancía o se presta el servicio, el vendedor debe emitir la factura ordinaria, que es la que tiene efectos legales y fiscales. Los importes de la proforma y de la factura definitiva deben coincidir.
Datos que debe incluir una factura proforma
No hay un formato legal obligatorio, pero para que sea útil conviene que incluya:
- La palabra «Factura proforma» bien visible (para que no se confunda con una factura definitiva).
- Número de proforma y fecha de emisión.
- Datos del vendedor: nombre o razón social, dirección y NIF/CIF.
- Datos del comprador: nombre, dirección y país.
- Descripción de los productos o servicios, cantidades y precios unitarios.
- Base imponible, IVA estimado y total.
- Condiciones de pago y de entrega (Incoterms en comercio internacional).
- Validez de la oferta (por ejemplo, 30 días).
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
- Parte de una plantilla o de tu factura habitual y cambia el título a «Factura proforma».
- Asigna un número de serie propio, distinto del de tus facturas fiscales.
- Añade tus datos y los del comprador.
- Detalla los productos o servicios con cantidades y precios.
- Calcula la base, el IVA estimado y el total.
- Indica las condiciones de pago, entrega y validez.
- Envíala al comprador en PDF para su aprobación.
Modelo / ejemplo de factura proforma
Este es un ejemplo sencillo de cómo se ve una factura proforma:
| FACTURA PROFORMA · Nº PRO-2026-001 · Fecha: 09/07/2026 | |
| Vendedor: Tu Empresa S.L. · NIF B12345678 | Comprador: Cliente Internacional Ltd. |
| Descripción | Cantidad | Precio unit. | Importe |
|---|---|---|---|
| Producto A | 100 | 10,00 € | 1.000,00 € |
| Producto B | 50 | 20,00 € | 1.000,00 € |
| Base imponible | 2.000,00 € | ||
| IVA (21%) estimado | 420,00 € | ||
| Total | 2.420,00 € | ||
Condiciones: pago 50% por adelantado · entrega FOB Valencia · oferta válida 30 días.
«Factura proforma» en inglés
En inglés, la factura proforma se llama «proforma invoice» (también escrito «pro forma invoice»). El concepto es exactamente el mismo: un documento preliminar previo a la venta, sin validez fiscal, que se usa para confirmar precios y condiciones y para trámites de aduanas.
Si trabajas con clientes internacionales, es habitual emitir la proforma directamente en inglés o de forma bilingüe (español + inglés) para agilizar la aprobación del departamento financiero del comprador. Puedes ver la versión en inglés de esta guía en What is a Proforma Invoice y descargar plantillas en inglés desde nuestra galería de plantillas.
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